6.2. Ban hành chính sách và kế hoạch thực hiện chuyển đổi số, xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức

6.2.1. Ban hành chính sách và kế hoạch chuyển đổi số [A3]

Cụ thể hóa chiến lược chuyển đổi số, thống nhất các quy trình làm việc tại các đơn vị tiến tới xây dựng ma trận công việc theo KPI và mức độ liên thông xử lý công việc theo quy trình trong đó xác định nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị trong chuỗi công việc và sản phẩm đầu ra là số liệu theo đúng biểu mẫu báo cáo thống kê; xây dựng bản đồ chuyển đổi số.

Rà soát, bổ sung các văn bản hướng dẫn, quy định chung áp dụng tại Trường, phù hợp với các quy định hiện hành của Nhà trường, định hướng chiến lược và các quy định của pháp luật trong thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số, như:

• Hướng dẫn thử nghiệm các sản phẩm giáo dục số mới;

• Nghiên cứu, phát triển các nền tảng số trong giáo dục hoặc thuê dịch vụ cho các sản phẩm dịch vụ giáo dục số;

• Xây dựng định mức chi trả cho việc triển khai số hóa tài liệu, kết nối cơ sở dữ liệu, sản xuất bài giảng điện tử của các học phần thuộc chương trình và học phần thuộc chương trình vệ tinh;

• Các quy định về quản lý, thu thập dữ liệu giáo dục;

• Các quy chuẩn, quy định về kết nối, liên thông dữ liệu giữa các phần mềm hiện đang sử dụng, đồng thời sẵn sàng kết nối các hệ thống hiện đang sử dụng với các hệ thống mới sẽ được xây dựng trong tương lai nhằm phục vụ mục đích chuyển đổi số;

• Ban hành văn bản hướng dẫn thí điểm một số giải pháp ứng dụng CNTT và truyền thông hỗ trợ hoạt động chuyển đổi số tại một số đơn vị tiêu biểu như Phòng Tổ chức – Nhân sự, Phòng Hành chính – Tổng hợp, Phòng QLĐT, Phòng Kế hoạch tài chính, Phòng Quản lý khoa học, Phòng Quản trị thiết bị, Trung tâm Khảo thí và Đảm bảo chất lượng và một số Viện/ Khoa chuyên môn: Viện Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Khoa Tài chính Ngân hàng, Khoa Kinh tế quốc tế, Khoa Quản trị kinh doanh.

• Ưu tiên xây dựng công cụ văn phòng một cửa điện tử và ban hành văn bản hướng dẫn về xác thực điện tử (xác nhận là sinh viên, xác nhận điểm danh, xác nhận tốt nghiệp, xác nhận các thông tin khác, đăng ký sử dụng dịch vụ gia tăng…) trong phạm vi Trường.

6.2.2. Xây dựng cơ chế hoạt động và thành lập các tổ chuyên môn hỗ trợ chuyển đổi số

Thành lập các nhóm thực hiện các hoạt động theo từng mục tiêu cụ thể với các kết quả được đề cập tới trong Đề án này, gồm:

• nhóm chuyển đổi số các hoạt động hành chính - tổng hợp - nhân sự

• nhóm chuyển đổi số trong công tác quản lý tài chính, kế hoạch

• nhóm chuyển đổi số trong công tác quản lý tài sản, thiết bị, dự án, đề án

• nhóm chuyển đổi số trong công tác đào tạo, đào tạo trực tuyến

• nhóm chuyển đổi số trong công tác NCKH - QHQT

• nhóm xây dựng và phát triển học liệu

• nhóm chuyển đổi số trong công tác khảo thí, đảm bảo chất lượng, khảo sát, đánh giá và kiểm định

• nhóm chuyển đổi số về cổng thông tin điện tử, truyền thông, cựu người học

• nhóm chuyển đổi số về công tác thư viện, sách điện tử

• nhóm chuyển đổi số trong công tác văn phòng một cửa (trực tiếp và trực tuyến)

• nhóm xây dựng bản đồ chuyển đổi số chung của nhà trường và riêng của từng đơn vị

• nhóm tổ chức số hóa

• nhóm chuyển đổi số trong công tác quản lý sự tiến bộ của người học, ktx, văn bằng, chứng chỉ