Báo cáo chung của Phòng Quản lý đào tạo và Kế hoạch tài chính

Về phần mềm quản lý giảng dạy và học tập theo Hệ thống tín chỉ và thu học phí

sttModuleChức năngƯu điểmhạn chếlý do không sử dụngĐề xuất điều chỉnh hoặc mua bổ sung chức năng

Giao diện và báo biểu, môi trường

- Hỗ trợ đầy đủ các công cụ chỉnh định cho phép người dùng thay đổi cách thể hiện giao diện và báo biểu theo nhu cầu sử dụng riêng.

- Sử dụng được trên máy tính và điện thoại

- Có nhiều cách thức xây dựng các loại báo cáo (sử dụng báo cáo sẵn và sửa mẫu báo cáo từ các báo cáo sẵn)

- Có khả năng hiển thị song ngữ Anh Việt trên báo biểu

- Chưa có ứng dụng app cho điện thoại

- Các báo cáo có sẵn hiện chưa được thiết kế đầy đủ (lý do từ phía người dùng là các đơn vị có những nhu cầu báo cáo khác và sẽ cần được cập nhật theo nhu cầu sử dụng)

Lưu vết dữ liệu chung, Truy vết dữ liệu theo yêu cầu

- Hỗ trợ lưu vết (ghi log) toàn bộ các thao tác sử dụng của người dùng.

- Có chức năng undo khi người dùng sử lý sai dữ liệu và có thể kiểm tra trước khi cập nhật thành dữ liệu chính thức

- Hỗ trợ Admin khả năng truy lại thông tin các hoạt động trong hệ thống. và Admin có nhu cầu truy vết lại tất cả các thao tác có lưu vết của người dùng.

- Có thông báo, tổng kết hàng ngày/tuần/kỳ hệ về những thay đổi lớn trong hệ thống: tổng điểm nhập, tổng điểm xóa/sửa, tổng thu/chi học phí.

- Trường hợp có những thay đổi lớn trong hệ thống phải có những cảnh báo phù hợp đến admin hoặc user có chức năng theo dõi hệ thống.

- Dữ liệu lưu vết được lưu chung tại hệ thống, cần có sự hỗ trợ kỹ thuật để tra cứu lại (không thể tra cứu ngay khi cần)

- Các thông báo, tổng kết đang thực hiện theo diện bán tự động, và thực hiện theo yêu cầu của người sử dụng, chưa có báo cáo chủ động

Xây dựng module tra cứu log chức năng tại eduNET và eduWEB

Xây dựng dashboard tại eduNET và có cơ chế gửi báo cáo tự động từ hệ thống đến các tài khoản (theo phân công)

Bảo toàn dữ liệu (kiểm tra, khóa sổ phân hệ)

Có chức năng khóa sổ thông tin theo giai đoạn và theo kỳ/ năm học.

Có chức năng sao lưu thông tin và có thể so sánh dữ liệu qua các bản sao lưu

Có thể restore lại dữ liệu.

Chưa có chức năng đặt lịch khóa sổ theo giai đoạn.

Xây dựng module chức năng setup thời gian khóa sổ theo từng giai đoạn.

Quản lý người dùng

Quản lý người dùng và nhóm người dùng

- Tạo và quản lý tài khoản cho từng người dùng cá nhân (theo danh sách cán bộ, giảng viên hoặc sinh viên; theo đề nghị khác của người dùng ngoài hệ thống)

- Tạo và quản lý tài khoản cho một nhóm người dùng, theo từng nhóm đầu mục công việc cụ thể

Hiện, tại phân hệ quản trị đại học chính quy có 788 tài khoản người dùng và các nhóm tài khoản phân quyền cho các phòng/ ban/ đơn vị cụ thể và một số chức năng chính: GIANGVIEN, KHTC, CTCTSV, DIEM, HOCPHI…

- Quản trị viên dễ dàng gán tài khoản người dùng cá nhân vào tài khoản nhóm người dùng có cùng các nghiệp vụ chức năng nhằm tối ưu hóa khả năng khai thác hệ thống.

Việc quản lý nhóm người dùng và danh mục viên chức nhà trường có nhiều điểm lẫn lộn, đôi khi còn bị lẫn lộn, gây xung đột

Đồng bộ chức năng – tạo user ngay khi nhập danh mục viên chức

Cho phép viên chức chủ động cập nhật các thông tin lý lịch (cá nhân, khoa học…)

Phân quyền người dùng mức phân hệ & chức năng

- Người quản trị (Administrator) cấp quyền sử dụng Cho từng tài khoản người dùng cá nhân trên từng nhóm chức năng ở các phân hệ nghiệp vụ.

- Phân quyền theo nghiệp vụ và có thể phân quyền đến mức độ dữ liệu. Đối với giảng viên, phải cho phép phân quyền đến lớp tín chỉ (tự động theo danh sách giảng dạy). Đối với cán bộ, quản lý phải phân quyền đến từng nhóm hành vi.- Các quyền được cấp có thể là: Xem, Sửa, Thêm mới, Xóa trên từng đối tượng được phân quyền.

- Có thể phân quyền quản trị phân cấp: một hệ thống quản trị viên gồm 1 quản trị chung và một số quản trị ở các phòng ban quản lý khác nhau.

- Có thể phân quyền cho một nhóm người dùng hoặc từng đơn vị có trách nhiệm quản lý.

Việc phân quyền mới chỉ hoàn thiện ở eduNET, phần các chức năng sử dụng thông qua eduWEB hiện còn sơ sài, chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng

Nâng cấp eduNET theo hướng cho phép sử dụng các chức năng cơ bản của các nhóm người dùng thông qua cổng thông tin http://ftugate.ftu.edu.vn

Tự động xử lý

Cộng điểm tự động điểm học tập và điểm rèn luyện, học phí, lệ phí

- Có thể cộng tự động điểm trung bình học tập, điểm rèn luyện

- Có thể cộng điểm ở những thời điểm cụ thể theo yêu cầu người dùng do biến động dữ liệu hoặc khi có nhu cầu xử lý điểm trung bình (theo kỳ, theo năm học, theo yêu cầu tính điểm tích lũy để xem xét các loại danh hiệu hay xem xét kỷ luật, xếp hạng năm đào tạo,...)

- Ngoài việc cộng học phí ở những thời điểm cụ thể theo yêu cầu người dùng do biến động dữ liệu hoặc khi có nhu cầu xử lý học phí; hệ thống có thể tự động tính toán học phí theo chu kỳ để số liệu luôn sẵn sàng khai thác. Chu kỳ tính tự động này do admin chỉnh định và hệ thống tự động thực hiện trên server.

Chưa có tính năng cảnh báo tự động đến sinh viên và cố vấn học tập

Xây dựng module cảnh báo tự động tại eduWEB trong đó, sau mỗi lần cộng tự động hoặc bán tự động, hệ thống sẽ gửi thông báo tự động cho sinh viên (dự kiến rơi vào các trường hợp bị cảnh báo hay kỷ luật…) và giảng viên/ cán bộ quản lý về trường hợp sinh viên để có kế hoạch hỗ trợ kịp thời

Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự (danh sách và danh mục);

Danh sách CBCNV học kỳ và quyết định nhân sự;

Chưa sử dụng do hiện nay đang tập trung vào sử dụng các chức năng cơ bản: đào tạo, tài chính, quản lý sinh viên/ học viên

Quản lý tuyển sinh

Quản lý tiếp sinh

Có thể tìm kiếm & khai thác dữ liệu tuyển sinh.

Không sử dụng các chức năng thu hồ sơ tuyển sinh và cấp mã sinh viên tự động/xếp lớp tự động do đặc thù tuyển sinh và nhập học của Trường

Cần điều chỉnh chức năng này theo hướng liên thông, kế thừa dữ liệu cho hồ sơ của sinh viên

Quản lý hoạt động coi thi

Có chức năng

Chưa sử dụng các chức năng do cách thức tổ chức hoạt động coi thi của các đơn vị và các quy định có liên quan.

Cần quy định lại cách thức và các yêu cầu cụ thể của các đơn vị

- Hỗ trợ quản lý hoạt động coi thi.

- Lập danh sách cán bộ coi thi theo từng kỳ học/năm học.

- Phân công coi thi theo 2 hình thức:

• Gán cán bộ (CB) coi thi theo tài nguyên CB coi thi có sẵn.

• Cho phép CB coi thi tự đăng ký lịch coi thi.

- In ấn lịch coi thi theo phòng thi, theo CB coi thi.

- In ấn lịch coi thi theo phòng thi, theo CB coi thi.

- In ấn các biểu mẫu về phân công coi thi.

- In ấn các biểu mẫu thống kê về phân công coi thi.

- Tìm kiếm, khai thác số liệu về phân công coi thi.

Xét khác

Quản lý xét làm KLTN, TTTN; Quản lý quá trình

- Có thể tạo và quản lý các tiêu chuẩn xét đạt KLTN, từ đó tạo và quản lý danh sách đợt xét luận văn với các loại văn bằng tương ứng được chọn.

- Có thể xét danh sách lớp xét KLTN với các tiêu chuẩn tốt nghiệp và đợt xét tương ứng.

Sử dụng ở mức độ hạn chế

Xây dựng bổ sung module kê khai thông tin về HPTN: tăng số đề tài được đăng ký, cho phép cập nhật các thông tin; xét/ duyệt đề tài, phân công hướng dẫn…

Xây dựng bổ sung quy định về xét/ quản lý quá trình này

Hỗ trợ lãnh đạo

Thông tin quản lý hỗ trợ lãnh đạo

- Cung cấp cho lãnh đạo bộ công cụ quản lý theo thời gian thực tất cả các nghiệp vụ đang được xử lý tại trường để lãnh đạo có thể nhanh chóng xem các danh mục / báo biểu ở tất cả các phân hệ chức năng trong hệ thống.

- Nhập lịch làm việc chung, nhắc lịch cho giảng viên theo tuần, tháng, kỳ.

Chức năng nhập lịch làm việc khó sử dụng/ triển khai

Cổng thông tin điện tử

Cổng thông tin điện tử

Tại cổng thông tin điện tử đã sử dụng được các chức năng chính:

- Thông tin cho người dùng (Public site): Cung cấp đầy đủ thông tin về trường bao gồm:

• Giới thiệu tổng quan, lịch sử phát triển, niên giám đào tạo, cơ cấu tổ chức.

• Mục tin tức sự kiện, thông báo: tin về đào tạo, tin tổng hợp, tin hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học, các văn bản, biểu mẫu…

• Thông tin về các chương trình đào tạo của trường.

• Thông tin về các phòng ban, trung tâm, khoa thuộc trường.

• Các thông tin về nghiên cứu khoa học.

• Các văn bản cấp bộ, cấp tỉnh, cấp trường.

- Phần thông tin quản lý (Admin panel): có các công cụ cần thiết giúp người quản trị cổng thông tin (Administrator) quản lý toàn bộ thông tin hiển thị trên Public site.

Web sinh viên

Đăng ký môn học trực tuyến/ Đăng ký môn học trực tuyến (tín chỉ)

- Sinh viên có tài khoản và có thề đăng nhập và đăng ký môn học trực tuyến (hệ tín chỉ) từ Cổng thông tin điện tử của trường.

- Các nhóm học phần được mở cho sinh viên (thực hiện tại eduNET) trong học kỳ sẽ được tự động cập nhật lên Cổng thông tin điện tử cho sinh viên tham khảo, lựa chọn

- Sau khi đăng ký, dữ liệu sẽ được đồng bộ với dữ liệu phân hệ Quản lý Đăng ký môn học của trường.

Một số trường hợp xảy ra việc ghi nhận thông tin chậm, dẫn đến một số trường hợp sinh viên đăng ký trùng/ mất kết quả đăng ký

Chuyển sang sử dụng dữ liệu lưu qua cloud và tăng năng lực đường truyền vào đúng thời gian đăng ký

Đóng học phí trực tuyến

Đóng học phí trực tuyến

- Sinh viên có thể chọn năm học học kỳ và xem học phí chi tiết cần đóng.

- Hỗ trợ sinh viên đóng học phí trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của trường bằng cách kết hợp với các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán trực tuyến (VnPay, Mobi ví,..) để hỗ trợ sinh viên thanh toán học phí trực tuyến.

- Hệ thống cũng đồng thời hỗ trợ ngân hàng thu học phí sinh viên từ danh sách được cung cấp.

- gửi yêu cầu kiểm tra thông tin học phí bị sai/lỗi

Chức năng gửi yêu cầu kiểm tra thông tin học phí bị sai/lỗi khó sử dụng

Xây dựng module cảnh báo tin nhắn yêu cầu kiểm tra của sinh viên cho cán bộ quản lý tài chính

Sinh viên đăng ký yêu cầu trực tuyến

Đăng ký đề tài tốt nghiệp trực tuyến

- Có thể cho phép sinh viên đăng ký đề tài tốt nghiệp trực tuyến từ Cổng thông tin điện tử của trường, lĩnh vực nghiên cứu, đề xuất giảng viên hướng dẫn, đơn vị thực tập... và kê khai thông tin có liên quan.

- Dữ liệu đăng ký sẽ được đồng bộ với dữ liệu phân hệ Quản lý Tốt nghiệp của trường.

Hiện tại chỉ cho phép sinh viên đăng ký 1 đề tài/ 1 giảng viên

Sử dụng ở mức độ hạn chế vì chưa thật sự phù hợp

Nâng cấp, xây dựng bổ sung module đăng ký HPTN phù hợp với tình hình của nhà trường

Nhập lý lịch sinh viên trực tuyến

Nhập lý lịch sinh viên trực tuyến

- Cho phép sinh viên thay đổi, cập nhật lý lịch cá nhân trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử (bao gồm cả ảnh).

- Quản trị viên có quyền giới hạn thời gian sinh viên được phép thay đổi lý lịch.

- Thông tin cập nhật sẽ được đồng bộ với dữ liệu ở Phân hệ Quản lý sinh viên của trường.

Xem, tra cứu thông tin cá nhân

Xem, tra cứu thông tin cá nhân

Cho phép sinh viên đăng nhập và xem thông tin từ Cổng thông tin điện tử của trường.

- Thông tin được xem trực tuyến gồm:

• Các thông báo nhà trường.

• Các thông tin cá nhân:

Thông điệp: Các thông báo cá nhân gửi đến cho từng sinh viên từ bộ phận công tác sinh viên, hoặc các user, cố vấn học tập.

§ Điểm thi: Xem điểm thi cá nhân của sinh viên, tổng hợp điểm, tổng số tín chỉ tích lũy bao gồm số tín chỉ được phân chia theo các nhóm học phần khác, điểm rèn luyện và các thông tin khác

§ Thời khóa biểu: Xem TKB cá nhân của sinh viên.

§ Lịch thi: Xem lịch thi cá nhân của sinh viên.

§ Học phí: Xem thông tin về việc đóng học phí của cá nhân sinh viên.

§ Chương trình đào tạo: Xem chương trình đào tạo của sinh viên.

§ Kết quả xét tốt nghiệp: Xem kết quả xét tốt nghiệp của cá nhân sinh viên.

Web cán bộ giảng dạy

Cố vấn học tập xét duyệt đăng ký trực tuyến (tín chỉ)

- Cố vấn học tập có thể xét duyệt đăng ký trực tuyến trên; dữ liệu đăng ký sẽ được đồng bộ với dữ liệu phân hệ Đăng ký môn học của trường.

- Cho phép Cố vấn xem đầy đủ thông tin đăng ký, tính chất môn học, tình trạng học tập, điều kiện tiên quyết qua hệ thống.

- Thể hiện thông báo duyệt hoặc không duyệt và lý do để gửi sinh viên.

Chưa sử dụng do chưa có quy định cụ thể

Cần xây dựng lại quy định về Cố vấn học tập

CB giảng dạy nhập điểm thi trực tuyến

- Giảng viên có thể nhập điểm sinh viên trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của trường (eduWEB).

- Hỗ trợ nhiều hình thức nhập điểm:

- Dữ liệu nhập sẽ được đồng bộ với dữ liệu phân hệ Quản lý Điểm – Khảo thí của trường.

Cần có hướng dẫn cụ thể

Chuyển module cộng điểm lên eduWEB và xây dựng, cập nhật các mẫu báo biểu (danh sách học, danh sách thi, điểm thi…) để có thể in từ eduWEB

CB giảng dạy xem thông tin cá nhân

- Cho phép giảng viên đăng nhập và xem thông tin từ Cổng thông tin điện tử của trường.

- Tổng hợp thông tin giảng dạy, thông tin nghiên cứu, thanh toán.

Sử dụng ở mức độ hạn chế do module nhân sự chưa đưa vào sử dụng

Ban hành quy định, quy trình và cập nhật các thông tin cán bộ vào hệ thống

Nhà trường và gia đình, Tra cứu,

- Cho phép cha mẹ hoặc người bảo trợ hợp pháp đăng ký sử dụng một tài khoản online song song với tài khoản chính của sinh viên để theo dõi một số thông tin cơ bản hoặc gửi/nhận thông báo

- Cho phép tra cứu thông tin tốt nghiệp, tra cứu danh mục tên đề tài, luận văn, luận án được phép công bố công khai

Sử dụng ở mức độ hạn chế do thói quen người dùng

Về phần mềm tuyển sinh

Phần mềm tuyển sinh trực tuyến của Trường Đại học Ngoại thương được xây dựng và đặt tại địa chỉ https://tuyensinh.ftu.edu.vn

tmodulechức năngưu điểmhạn chếđề xuất

Quản trị chung

Giới thiệu

Cho phép cập nhật thông tin giới thiệu về Nhà trường, về phương thức xét tuyển

Chỉ cập nhật được Phương thức xét tuyển của năm tuyển sinh; chưa có module so sánh tự động giữa các năm tuyển sinh về phương thức và kết quả xét tuyển

Dashboard

Cho phép theo dõi số lượng thí sinh thuộc theo các Phương thức xét tuyển.

Thống kê được cụ thể số lượng hồ sơ tương ứng với tình trạng: quan tâm, đang khai hồ sơ, đã khai hoàn thiện hồ sơ, đã nộp hồ sơ, đã được tiếp nhận, đã được xét tuyển…

Cho phép theo dõi, cảnh báo về thời gian xét tuyển

Một số biểu thống kê chưa phù hợp

Cần xây dựng bổ sung một số biểu mẫu thống kê và cho phép theo dõi tùy biến theo nhu cầu

Quản trị hệ thống

Tài khoản người dùng

Cho phép tạo tài khoản người dùng tương ứng với các chức năng theo dõi thông tin tuyển sinh, tổ chức xét tuyển … tương ứng với nhiệm vụ

Chưa có chức năng cảnh báo hồ sơ đến/ hồ sơ được phân công theo dõi chưa xử lý

Chưa có chức năng kiểm tra hồ sơ tự động

Xây dựng module kiểm tra điều kiện hồ sơ tự động

Xây dựng chức năng hiển thị công thức tính điểm của thí sinh

Quản trị ngành học/ Chuyên ngành học

Cho phép nhập và quản lý các ngành học, chuyên ngành học và các Tổ hợp xét tuyển tương ứng với năm tuyển sinh

Cho phép cập nhật thông tin giới thiệu chi tiết về các chuyên ngành và hiển thị thông qua các pop-up khi thí sinh truy vấn qua hệ thống

Năm tuyển sinh/ Đợt tuyển sinh

Cho phép khởi tạo một năm tuyển sinh tương ứng với Đề án

Cho phép tạo nhiều đợt tuyển sinh trong cùng 1 năm tuyển sinh và quản lý thời gian thống nhất cho toàn hệ thống

Cho phép cảnh báo thời gian của năm tuyển sinh và đợt tuyển sinh (bắt đầu/ kết thúc) đến toàn bộ các user (thí sinh, cán bộ)

Chưa thể khởi tạo được các đợt tuyển sinh với thời gian chi tiết cho từng Phương thức tuyển sinh

Chỉ áp dụng cho Đại học chính quy

Xây dựng module quản lý đợt tuyển sinh theo Phương thức, xác định thời gian tuyển sinh theo Đợt/ Phương thức

Xây dưng

Phương thức xét tuyển

Cho phép cập nhật thông tin và các tiêu chí xét tuyển của từng Phương thức theo Đề án

Cho phép hệ thống yêu cầu thí sinh phải cập nhật/ truy cập và đọc lại các thông tin của các Phương thức xét tuyển, các quy định có liên quan

Chỉ có thể cập nhật thông tin phương thức theo từng năm tuyển sinh với cơ chế setup riêng biệt, không có sự liên thông hoặc so sánh các năm

Xây dựng lại hệ thống

Danh mục trường Phổ thông

Cho phép cập nhật danh mục Trường Phổ thông theo đúng danh mục của Bộ giáo dục và đào tạo hàng năm, đồng thời cập nhật trường thông tin khu vực tuyển sinh tương ứng với Trường để gợi ý cho người dùng lựa chọn phù hợp

Tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh

Hồ sơ chưa khóa

Theo dõi các hồ sơ mới khởi tạo và đang trong quá trình kê khai

Hồ sơ đã khóa

Theo dõi các hồ sơ đã hoàn thành kê khai, khóa và chuẩn bị nộp.

Gửi email thông tin về tình trạng hồ sơ và mẫu hồ sơ để thí sinh in/ nộp khi có yêu cầu

Công nhận tình trạng hồ sơ là đã nộp trực tuyến

Hồ sơ đã tiếp nhận

Theo dõi các hồ sơ đã khóa, đã được kiểm tra và tiếp nhận đầy đủ các giấy tờ phù hợp, đúng quy định. Đưa hồ sơ vào danh sách hồ sơ xem xét, xét tuyển

Gửi email thông tin cho thí sinh về việc chấp nhận hồ sơ (bản mềm và bản cứng)

Hồ sơ không tiếp nhận

Theo dõi các hồ sơ đã khóa nhưng không đủ điều kiện tiếp nhận do khai sai/ thiếu…

Gửi email thông tin cho thí sinh về việc không tiếp nhận hồ sơ trực tuyến và hồ sơ cứng (có liệt kê danh sách minh chứng sai hoặc lý do không tiếp nhận)

Theo dõi tình trạng sửa hồ sơ của thí sinh

Tổ chức xét tuyển

Xác định công thức đánh giá hồ sơ xét tuyển

Xác định công thức đánh giá hồ sơ (điểm xét tuyển) theo Đề án.

Chỉ xác định được công thức tuyển sinh đơn lẻ của từng năm tuyển sinh

Xây dựng bổ sung module xác định công thức theo từng năm tuyển sinh, và hiển thị thông qua Bảng danh mục

Bổ sung pop-up hiển thi công thức tính điểm xét tuyển của từng mã nguyện vọng của từng thí sinh để cán bộ kiểm tra công thức tính điểm

Kiểm tra điều kiện tuyển sinh

Cập nhật các điều kiện tuyển sinh theo Đề án và cho phép thí sinh kiểm tra điều kiện tuyển sinh của cá nhân thông qua việc kê khai thông tin

Hệ thống chủ động rà soát và thông báo cho thí sinh về điều kiện tuyển sinh (đáp ứng/ không đáp ứng được điều kiện theo Đề án)

Khai báo chỉ tiêu

Cho phép khai báo chỉ tiêu xét tuyển của từng đối tượng/ phương thức và đồng thời, cho phép xác định tỷ lệ xét trội

Cho phép khai báo điểm dự kiến xét trúng tuyển theo từng mã tuyển sinh/ phương thức

Kiểm tra hồ sơ

Cho phép hiển thị thông tin và kiểm tra hồ sơ xét tuyển trực tuyển kèm các minh chứng của thí sinh

Tổ chức xét tuyển

Cho phép tính toán và xác định chính xác số lượng thí sinh đáp ứng ngưỡng điểm đánh giá hồ sơ

Xác định các thí sinh thuộc các diện chờ xét tuyển bổ sung

In báo cáo

In các báo cáo có liên quan đến số lượng trúng tuyển, điểm trúng tuyển… phân tích theo các đối tượng và phương thức

In Giấy báo trúng tuyển

In giấy báo trúng tuyển cho các thí sinh đủ điều kiện trúng tuyển

Xây dựng cơ chế tổ chức hậu kiểm và thông báo kết quả hậu kiểm

Thống kê điểm trúng tuyển

Không sử dụng do chưa xây dựng chức năng so sánh điểm trúng tuyển qua các năm tuyển sinh

Bổ sung các báo cáo liên quan đến phân tích chi tiết theo đối tượng

Tiếp nhận hồ sơ xét tuyển đạt

Theo dõi hồ sơ xét tuyển đạt

Phân lập số lượng thí sinh đủ điều kiện trúng tuyển theo phương thức

Gửi thông báo đáp ứng điều kiện cho thí sinh

Cập nhật các hướng dẫn và tiến độ thực hiện các công việc và nhập học

Theo dõi hồ sơ xác nhận nhập học

Cho phép thí sinh xác nhận có theo học/ nhập học vào trường theo Phương thức trúng tuyển đạt

Theo dõi hồ sơ không xác nhận nhập học

Cho phép thí sinh từ chối kết quả xét tuyển của đợt xét/ phương thức và tiếp tục chuyển hồ sơ sang đợt xét/ phương thức sau nếu thí sinh có nguyện vọng

Tiếp nhận hồ sơ có nguyện vọng học

Tiếp nhận hồ sơ, gửi email thông báo cho thí sinh về các bước công việc cần thực hiện để nhập học chính thức

Lưu trữ hồ sơ

Sao lưu dữ liệu

Sao lưu toàn bộ dữ liệu theo từng ngày/ tuần/ đợt tuyển sinh

Hồ sơ được sao lưu chỉ có thể sử dụng cho 1 năm tuyển sinh và không cho phép thí sinh kế thừa cho nhiều năm tuyển sinh

Mua bổ sung dung lượng cho hệ thống

Web thí sinh

Xem Đề án tuyển sinh

Cho phép thí sinh xem thông tin Đề án của năm tuyển sinh

Đăng ký sử dụng

Cho phép thí sinh đăng ký 1 tài khoản chính danh để sử dụng

Khởi tạo hồ sơ theo năm tuyển sinh

Cho phép thí sinh khởi tạo một hồ sơ xét tuyển tương ứng với một đợt xét tuyển hoặc tiếp tục kế thừa hồ sơ từ đợt xét tuyển trước đó

Đăng ký xét tuyển

Cho phép thí sinh chủ động khai báo các thông tin xét tuyển

Có chức năng cảnh báo thí sinh không đáp ứng được điều kiện xét tuyển theo đợt/ phương thức/ đề án năm tuyển sinh

Nhận thông tin xét tuyển

Cho phép tạo tự động 1 tài khoản thí sinh tại ứng dụng sổ tay điện tử dùng chung với sinh viên

Nhận thông tin xét tuyển thông qua email và ứng dụng sổ tay

Xác nhận theo học/ nhập học

Cho phép thí sinh xác nhận theo học/ nhập học hoặc không theo học/ nhập học

Cho phép thí sinh cung cấp bổ sung các thông tin theo yêu cầu

Nhận thông tin tiếp nhận/phân lớp

Cho phép gửi thông tin cho thí sinh đủ điều kiện và đã hoàn thiện hồ sơ về các thông tin phân lớp, chương trình đào tạo và các kế hoạch hoạt động dành cho Tân sinh viên.

Có thông báo nhắc nhở về việc thực hiện các nhiệm vụ

Phản hồi

Cho phép thí sinh giao tiếp với bộ phận thường trực tuyển sinh thông qua các ứng dụng giao tiếp trực tuyến và qua ứng dụng Sổ tay.

Kế thừa dữ liệu

Kế thừa dữ liệu

Cho phép chuyển toàn bộ thông tin của thí sinh trúng tuyển sang các hệ thống quản lý sinh viên, quản lý chương trình và ứng dụng sổ tay tương ứng với chương trình/ lớp học

Chưa thể kết nối với Hệ thống quản lý giảng dạy và học tập theo tín chỉ (edusoft)

Xây dựng phương thức API dữ liệu sang ứng dụng quản lý học tập

Về phần mềm hỗ trợ thực hiện học phần tốt nghiệp

Phần mềm Hỗ trợ thực hiện học phần tốt nghiệp của sinh viên đại học chính quy trực tuyến của Trường Đại học Ngoại thương được xây dựng và đặt tại địa chỉ https://eprofile.ftu.edu.vn

sttmodulechức năngưu điểmhạn chếlý do không sử dụngđề xuất

Quản trị chung

Quản lý tài khoản người dùng

Kế thừa và cấp tài khoản người dùng chính danh cho từng sinh viên và giảng viên (người hướng dẫn khoa học) theo từng năm thanh toán

Quản lý và thiết lập đợt thực hiện học phần tốt nghiệp, thực tập giữa khóa

Cho phép thiết lập thời gian cho đợt tốt nghiệp theo đúng Kế hoạch tốt nghiệp đã được công bố

Không thiết lập được các đợt trùng lịch

Quản lý danh mục lĩnh vực, đề tài, công trình nghiên cứu có liên quan

Cho phép cập nhật các lĩnh vực nghiên cứu theo danh mục gợi ý của các Khoa chuyên môn

Cho phép cập nhật tên của các đề tài đã được nghiên cứu cũng như tên của các công trình khoa học nội sinh và các công trình khoa học có liên quan mà sinh viên đã sử dụng làm tài liệu tham khảo là danh mục đề tài gợi ý cho sinh viên tham khảo. Cho phép cập nhật và thiết lập để sinh viên có thể xem tóm tắt nội dung và kết quả nghiên cứu của từng đề tài/công trình trong danh mục

Quản lý các tài liệu tham khảo của sinh viên khác

Cho phép cập nhật tài liệu tham khảo của các sinh viên khác và các trích dẫn liên quan đến đề tài để gợi ý cho sinh viên tìm kiếm, tham khảo và sử dụng thành tài liệu tham khảo cá nhân

Chưa kết nối được với hệ thống quản lý thư viện, vẫn phải nhập các tài liệu, đề tài khác ngoài hệ thống bằng file excel

Quản lý danh sách người hướng dẫn khoa học của đơn vị chuyên môn

Cho phép cập nhật thông tin của người hướng dẫn khoa học từ danh mục nhân sự đang công tác tại trường từ các hệ thống khác trong cùng năm hướng dẫn

Chưa liệt kê được danh mục các công trình đã hướng dẫn của người hướng dẫn khoa học theo thời gian

Web sinh viên

Quản lý kê khai thông tin cá nhân

Cập nhật thông tin cá nhân của sinh viên từ danh sách sinh viên đang học, thuộc đối tượng xem xét thực hiện học phần tốt nghiệp trong năm hướng dẫn

Cho phép sinh viên cập nhật bổ sung thêm các thông tin có liên quan về kết quả học tập, thông tin nơi cư trú, các hoạt động trong khóa học để được ưu tiên phân công giảng viên hướng dẫn

Cho phép cập nhật bổ sung thông tin khác để tiếp nhận các thông tin hướng dẫn

Quản lý đăng ký hình thức thực hiện học phần tốt nghiệp

Cho phép sinh viên chủ động đăng ký hình thức thực hiện học phần tốt nghiệp và học phần song hành với học phần tốt nghiệp

Chưa cho phép sinh viên chủ động xóa bản ghi đăng ký hình thức tốt nghiệp mà phải can thiệp bằng tài khoản quản lý/ quản trị

Gợi ý lựa chọn đề tài và lĩnh vực, giảng viên

Cho phép sinh viên tham khảo các đề tài hay các công trình có liên quan/ đã được thực hiện trước đây và danh mục các nhà khoa học/ người hướng dẫn, tài liệu tham khảo và các trích dẫn có liên quan để sinh viên có thêm thông tin lựa chọn hoặc xác định tên đề tài phù hợp

Cho phép sinh viên xem các sinh viên có cùng nhu cầu đăng ký đề tài/ lĩnh vực và giảng viên hướng dẫn để dễ dàng tạo lập các nhóm sinh hoạt tại ứng dụng sổ tay

Theo dõi thông tin phê duyệt GVHD, lĩnh vực và đề tài

Cho phép sinh viên nhận thông tin qua email và ứng dụng sổ tay về việc được phê duyệt cho phép làm học phần tốt nghiệp, phê duyệt người hướng dẫn, tên đề tài…

Cho phép xem lại các nhận xét, hướng dẫn của Khoa chuyên môn hoặc giảng viên hướng dẫn…

Cho phép sử dụng ứng dụng Sổ tay để giao tiếp với giảng viên hướng dẫn và các đơn vị quản lý

Web Giảng viên

Quản lý thông tin cá nhân

Cho phép giảng viên kiểm tra lại các thông tin cá nhân đã được cập nhật từ danh mục nhân sự học kỳ và các ứng dụng khác trong cùng hệ sinh thái

Quản lý danh sách sinh viên hướng dẫn trong đợt

Cho phép nhận thông tin về số lượng và danh sách sinh viên được phân công hướng dẫn trong năm/ đợt hướng dẫn

Cho phép quản lý sinh viên được phân công hướng dẫn theo từng hình thức; gửi và nhận các thông tin, hướng dẫn cho sinh viên thông qua hệ thống hoặc chủ động gửi thông tin từ hệ thống vào email cá nhân của sinh viên hướng dẫn

Cho phép tạo lập chủ động nhóm hướng dẫn thông qua ứng dụng sổ tay

Cho phép xem chi tiết năng lực (điểm và các hoạt động đã tham gia trong khóa học) của từng sinh viên hướng dẫn, chi tiết đến từng điểm học phần

Theo dõi, phê duyệt, gửi thông tin cho sinh viên được phân công hướng dẫn

Cho phép chủ động phê duyệt đề tài, lĩnh vực của sinh viên; gửi các nhận xét về đề tài và chất lượng công việc của sinh viên trong đợt làm tốt nghiệp và gửi thông tin phê duyệt cho cán bộ quản lý tại khoa chuyên môn

Theo dõi kết quả thực hiện HPTN của sinh viên

Cho phép giảng viên hướng dẫn theo dõi các nhận xét khác của các nhà khoa học liên quan đến đề tài

Cho phép xem kết quả xét tốt nghiệp của sinh viên

Chấm điểm và nhận xét

Cho phép giảng viên nhận bản mềm của KLTN, BC THTTTN và chấm, nhập điểm vào phiếu chấm trực tuyến

Phát triển module hồ sơ tốt nghiệp trực tuyến và phân cấp kiểm tra hồ sơ tốt nghiệp trực tuyến cho thành viên hội đồng (trong trường hợp cần thiết sử dụng)

Web Quản trị

Quản trị chung

Cho phép theo dõi số lượng sinh viên thực hiện học phần tốt nghiệp, thống kê số lượng và tình trạng cụ thể của từng nhóm sinh viên

Cho phép theo dõi và tính toán số giờ hướng dẫn của giảng viên tương ứng với từng năm/ đợt hướng dẫn và cập nhật sang các hệ thống khác cùng hệ sinh thái

Quản lý thông tin hướng dẫn

Cho phép Khoa chuyên môn cập nhật, thống kê số lượng giảng viên và số sinh viên tương ứng mà giảng viên hướng dẫn trong năm hướng dẫn

Cho phép in đề nghị thanh toán cho giảng viên hướng dẫn theo từng năm thanh toán theo quy chế chi tiêu nội bộ

Chưa so sánh được số liệu hướng dẫn qua các năm

Về phần mềm theo dõi khối lượng giảng dạy và thanh toán giờ giảng

Về ứng dụng Sổ tay điện tử

Ứng dụng Sổ tay điện tử được xây dựng và sử dụng dưới dạng 1 website đặt tại địa chỉ https://ftu.aisenote.com và 1 app sử dụng qua điện thoại thông minh, tải qua kho ứng dụng của các nền tảng, có tên là FTU e-Home

sttmoduleChức năngƯu điểmhạn chếLý do không sử dụngđề xuất điều chỉnh hoặc mua bổ sung chức năng

Quản trị chung

Quản trị thông tin chung

Cho phép chủ động thiết lập các menu thông tin chung theo từng mục hoạt động hoặc đơn vị

Trang cá nhân của Quản trị viên

Cho phép Quản trị viên quản lý tài khoản và các thông tin hiển thị để người dùng truy vấn và liên hệ;

Cho phép tạo mới, đổi mật khẩu

Cho phép thiết lập chế độ sao lưu

Quản trị lớp hành chính

Cho phép cập nhật danh mục lớp hành chính từ các hệ thống khác (nhập excel) và phân luồng thông tin này đến các phần mềm/ phân hệ khác cùng hệ sinh thái

Cho phép cập nhật danh sách sinh viên vào các lớp từ CSDL dùng chung

Cho phép cập nhật thông tin giáo viên chủ nhiệm theo kỳ học/ năm học hoặc kế thừa từ CSDL

Quản lý học phần

Cho phép cập nhật tên và nội dung cơ bản/ chi tiết của học phần theo mô tả tại chương trình đào tạo

Quản lý thông tin ngành/chuyên ngành

Cho phép cập nhật danh mục ngành/ chuyên ngành đào tạo và kế thừa dữ liệu sang các phần mềm/ phân hệ khác cùng hệ sinh thái

Quản lý chương trình đào tạo

Cho phép cập nhật chương trình đào tạo và các mô tả cơ bản của chương trình đào tạo

Thiết lập cây chương trình đào tạo để xây dựng tiến trình tư vấn

Quản trị thông tin kỳ học

Cho phép khởi tạo thông tin kỳ học theo tiến độ chung và cập nhật thông tin kỳ học vào các hệ thống khác thuộc hệ sinh thái để xác định phạm vi của các lớp học phần

Quản trị lớp tín chỉ

Cho phép cập nhật thông tin các lớp tín chỉ được mở trong kỳ học/ năm học kèm danh sách sinh viên tham gia học tập từ CSDL dùng chung

Quản lý nhóm thi

Cho phép theo dõi danh sách sinh viên dự thi có ảnh, điểm danh tại phòng thi

Quản lý khai báo sức khỏe và cách ly y tế

Cho phép thiết lập chế độ báo cáo tình hình sức khỏe của sinh viên (với các thông tin cơ bản), đặc biệt sử dụng trong thời gian Covid 19

Quản lý nhu cầu văn phòng một cửa

Cho phép thiết lập danh mục các loại giấy tờ có thể cung cấp và phân luồng đơn vị/ cán bộ nhận, giải quyết và quy định cách thức phản hồi về việc nhận/ trả

Số lượng giấy tờ còn hạn chế

Hạn chế sử dụng trong phạm vi Phòng QLĐT trong thời gian Covid

Quản lý bài viết giới thiệu chung và giới thiệu khác

Cho phép cập nhật các thông tin chung về nhà trường và các thông tin hoạt động khác dưới dạng bài viết kèm hình ảnh, video

Quản lý tài khoản người dùng

Cho phép thiết lập, nhập tài khoản người dùng mới và tạo tài khoản, kích hoạt quyền sử dụng

Cho phép tự động tạo tài khoản thí sinh khi thí sinh đăng ký tài khoản qua hệ thống tuyển sinh (cùng hệ sinh thái)

Cho phép thiết lập phạm vi theo dõi, truy vấn thông tin của tài khoản khách

Quản lý danh mục đơn vị và danh sách tin tức nổi bật

Cho phép cập nhật danh mục đơn vị theo sơ đồ cây cơ cấu tổ chức của nhà trường

Cho phép chỉnh định thông số, cập nhật danh mục điều hướng nhiệm vụ để gửi nhận thông tin

Cho phép thiết lập chế độ cho các loại tin tức nổi bật, hiển thị tại màn hình chính (web, app) và gửi thông báo cho người dùng trong phạm vi thiết lập

Sử dụng hạn chế tại một số đơn vị: Phòng QLĐT, TTHTSV

Quản lý nhóm người dùng

Cấp quyền thiết lập một nhóm người dùng tùy biến theo danh sách từ excel hoặc do người dùng tự tìm kiếm thông tin trong danh sách của hệ thống

Quản trị tin tức

Cho phép thiết lập các phân loại của tùy biến

Quản trị văn bản, tài liệu

Cho phép thiết lập, cập nhật các loại văn bản, tài liệu dưới các định dạng tài liệu cơ bản (word, excel, powerpoint…)

Quản lý thông báo

Cho phép định nghĩa các loại thông báo mà người dùng có thể gửi và nhận.

Cho phép gửi các loại thông báo chính danh đến từng/ từng nhóm người dùng

Cho phép quản lý các thông báo, theo dõi tình trạng tiếp nhận, thực hiện thông báo của người dùng

Một số loại thông báo đặc thù thường gửi cho toàn bộ người dùng hệ thống, dẫn đến loãng thông tin

Thiết lập gửi nhận thông báo theo đối tượng: khoa/ khóa/ ngành/ cá nhân…

Quản lý khảo sát

Cho phép khởi tạo các loại khảo sát cơ bản dành cho người dùng

Các khảo sát được gửi đến toàn bộ người dùng hệ thống, dẫn đến việc người dùng nhận được các thông báo không cần thiết về khảo sát

Thiết lập phạm vi xác định thực hiện khảo sát

Quản lý phản hồi người dùng

Thiết lập, cho phép gửi/ nhận các thông tin phản hồi từ người dùng

Cho phép theo dõi số lượng ý kiến đã/ chưa được trả lời và thống kê theo người dùng/ người thực hiện trả lời

Có chế độ báo cáo về số lượng ý kiến chưa được đọc/ phản hồi theo từng đối tượng: phản hồi chung/ đơn vị/ cá nhân…

Nhập dữ liệu

Cho phép thiết lập chế độ nhập liệu ở một số tính năng cơ bản

Web giảng viên

Quản lý thông tin cá nhân và mật khẩu

Cho phép giảng viên kiểm tra, cập nhật các thông tin cá nhân cơ bản

Cho phép tự quản lý mật khẩu, yêu cầu hệ thống cấp lại mật khẩu thông qua email, điện thoại

Quản lý thông báo

Cho phép giảng viên gửi các thông báo cho lớp hành chính, lớp tín chỉ mình quản lý

Cho phép nhận các thông tin, thông báo từ hệ thống

Cho phép thiết lập chế độ nhắc nhở thời gian làm việc (giờ lên lớp, coi thi, chấm thi…)

Quản lý thông tin lớp hành chính chủ nhiệm

Cho phép theo dõi danh sách các lớp hành chính, theo dõi tiến trình học tập của sinh viên do mình chủ nhiệm

Quản lý thời khóa biểu và thông báo lớp học

Cho phép theo dõi lịch trình của các lớp tín chỉ được phân công giảng dạy, theo dõi chuyên cần của sinh viên, gửi và nhận các thông báo, tài liệu học tập cho sinh viên

Cho phép chủ động thiết lập chế độ chuyển các tài liệu học tập gửi riêng cho lớp tín chỉ thành tài liệu học tập dùng chung cho người dùng toàn hệ thống

Điểm danh sinh viên lớp tín chỉ và quản lý danh sách kết quả

Cho phép thực hiện điểm danh trực tuyến theo danh sách lớp (danh sách thông thường/ ảnh) và tổng hợp điểm danh cảu sinh viên, quy đổi các buổi điểm danh thành điểm chuyên cần và cộng điểm, thông báo điểm cho sinh viên

Cho phép xuất dữ liệu điểm chuyên cần từ hệ thống theo mẫu chung để cập nhật vào hệ thống theo dõi học tập

Thiết lập chế độ API song song từ 2 hệ thống

Quản lý tài liệu học tập số

Cho phép gửi riêng tài liệu học tập và tài liệu khác cho lớp tín chỉ

Cho phép gửi chung các loại tài liệu tham khảo cho người dùng toàn hệ thống

Cho phép cập nhật danh mục và nội dung cơ bản của các nghiên cứu cá nhân, sẵn sàng sử dụng như tài liệu học tập dùng chung

Quản lý phản hồi sinh viên và bộ phận chức năng

Cho phép nhận các thông tin phản hồi từ sinh viên thuộc lớp hành chính, lớp tín chỉ và người dùng hệ thống.

Cho phép trả lời các ý kiến của sinh viên/ người dùng hệ thống

Quản lý các loại văn bản, hướng dẫn, kế hoạch hoạt động

Cho phép xem các loại văn bản, quy định, quy chế chung

Cho phép thiết lập các sự kiện cá nhân, sự kiện lớp hành chính, sự kiện lớp tín chỉ và chế độ thông báo, nhắc nhở về các hoạt động này

Quản lý các loại khảo sát

Cho phép thiết lập khảo sát cá nhân dành cho lớp hành chính và lớp tín chỉ mình quản lý

Cho phép thực hiện các khảo sát chung của hệ thống

Quản lý khai báo sức khỏe cá nhân và sinh viên quản lý

Cho phép kê khai thông tin sức khỏe cơ bản và tình trạng cách ly y tế. Thông tin được luân chuyển trực tiếp đến bộ phận y tế nhà trường để theo dõi/ thống kê

Web sinh viên

Quản lý thông tin cá nhân

Cho phép quản lý thông tin cá nhân, cập nhật hình cá nhân, các thông tin khác không có không hồ sơ chung

Cho phép tự quản lý mật khẩu, yêu cầu cấp lại mật khẩu tự động thông qua email và số điện thoại cá nhân

Quản lý thời khóa biểu cá nhân và sự kiện liên quan

Cho phép theo dõi thời khóa biểu học tập của lớp tín chỉ, lịch sinh hoạt chung của các lớp hành chính; chủ động

Góc học tập sinh viên

Cho phép sinh viên tự tao ra 1 góc lưu trữ tài liệu, kết quả học tập và chương trình đào tạo cá nhân

Tùy biến cho phép sinh viên gắn một số tính năng của phần mềm: phản hồi, một cửa, chương trình đào tạo, học liệu số… thành lối tắt

Học liệu số và các hướng dẫn khác

Cho phép sinh viên nhận các tài liệu học tập được gửi từ lớp tín chỉ hoặc tìm kiếm các tài liệu được chia sẻ chung trong toàn hệ thống

Phản hồi đến các bộ phận chức năng, giảng viên và theo dõi kết quả phản hồi

Cho phép phản hồi đến quản trị hệ thống hoặc phản hồi đến từng bộ phận chức năng các vấn đề có liên quan.

Cho phép đính kèm các tài liệu, hình ảnh, minh chứng… trong phản hồi

Giao tiếp với sinh viên khác

Cho phép tìm kiếm, tạo lập nhóm, nhắn tin đến các sinh viên khác trong hệ thống

Thực hiện khảo sát

Cho phép tham gia các khảo sát thuộc phạm vi cho phép

Khai báo thông tin sức khỏe và cách ly y tế

Cho phép khai báo các thông tin tình trạng y tế, cách ly

Cho phép tổng hợp các thông tin y tế cơ bản theo thời gian khai báo

Chương trình đào tạo và kết quả học tập cá nhân

Cho phép theo dõi chương trình đào tạo cá nhân và kết quả học tập (chuyển từ hện thống edusoft)

Liên kết với phần mềm khác trong hệ sinh thái để tạo lập cây chương trình đào tạo (chuẩn) và cây chương trình thực hiện từ đó đưa ra các gợi ý về tiến độ thực hiện của sinh viên

Quản lý sự kiện cá nhân

Cho phép theo dõi, xác nhận có hoặc không tham gia sự kiện chung của Nhà trường

Nhận các thông báo, nhắc nhở về lịch giờ học/ thi

Cho phép tao sự kiện cá nhân hoặc sự kiện nhóm với các sinh viên khác trong hệ thống

App

Sử dụng tất cả các chức năng của eHomeWeb chuyển thành chức năng của eHomeApp

Nhận các thông báo của hệ thống thông qua chức năng notice của hệ thống

Last updated