2.5.5. Thực hiện xã hội số, quản trị số, dịch vụ số

2.5.5.1 Quản lý hoạt động đào tạo số

1. Mục tiêu hành động

Xây dựng nền tảng phù hợp nhằm quản lý toàn bộ quá trình giảng dạy – học tập – công nhận kết quả và liên hệ với người học sau khi tốt nghiệp, đảm bảo có thể cung cấp lộ trình học tập phù hợp với từng đối tượng người học, theo dõi được sự tiếp bộ của người học trong toàn bộ quá trình học;

2. Lộ trình thực hiện

Trong tháng 4, 5 năm 2023:

• Triển khai rà soát hoạt động của các đơn vị chức năng, có sử dụng phần mềm quản lý đào tạo; tổng hợp nhu cầu mua mới các module chức năng hoặc nâng cấp phần mềm phù hợp với hoạt động của đơn vị và yêu cầu quản lý của nhà trường.

• Đề xuất phương án xây dựng, mua bổ sung module quản lý đào tạo theo Thông tư 08/2021 của Bộ Giáo dục và đào tạo, module quản lý sinh viên học song bằng chính quy theo Quy chế 43 và Thông tư 08, module quản lý điểm tương đương, thay thế và module theo dõi log điểm, biểu mẫu danh sách học, thi và điểm nhập qua web.

• Hướng dẫn cho toàn bộ giảng viên sử dụng chức năng nhập điểm qua website, kiểm tra và phản hồi các ý kiến của sinh viên của sinh viên.

• Cập nhật các tính năng mới và hướng dẫn sử dụng đối với các tính năng mới phát triển

Trong tháng 5 năm 2023:

• Xây dựng lại chức năng khảo sát đánh giá chất lượng giảng dạy đối với tất cả các bậc hệ đào tạo theo hướng bắt buộc đối với mọi sinh viên tham gia học tập; Xây dựng văn bản hướng dẫn quản lý kết quả khảo sát, đánh giá chất lượng dạy và học.

• Hoàn tất việc nâng cấp cổng thông tin Quản lý giảng dạy và học tập

Trước tháng 6 năm 2023:

• Rà soát lại các chức năng của Phần mềm quản lý giảng dạy và học tập theo hệ thống tín chỉ và việc triển khai thực hiện tại các đơn vị: Phòng KHTC, Phòng QLĐT, Khoa SĐH, Khoa ĐTTT & PTNN, Cơ sở II, Cơ sở Quảng Ninh. Xây dựng lại mô hình quy trình hoạt động đối với các hoạt động nghiệp vụ có liên quan đến từng đơn vị cũng như nhiều đơn vị.

• Lấy ý kiến phản hồi của người học và giảng viên, cán bộ quản lý về các chức năng chủ yếu: lập tiến độ, thời khóa biểu trực tuyến, công bố lịch học, tổ chức đăng ký, tổ chức học tập và lịch thi, nhập và quản lý điểm thành phần, khiếu nại điểm và các kênh giao tiếp

• Lập Bản đề xuất nâng cấp phần mềm; ưu tiên nâng cấp các chức năng chính của phần mềm phục vụ công tác quản lý đào tạo theo các thông tư mới.

Trước 31/12/2023:

• Xây dựng mới module đánh giá kết quả rèn luyện sinh viên trực tuyến

• Hoàn thiện xây dựng cổng thông tin tra cứu văn bằng chứng chỉ và các quy định có liên quan đến việc cung cấp thông tin tra cứu

• Hoàn thiện hồ sơ yêu cầu API từ hệ thống tín chỉ đển các hệ thống hiện tại đang sử dụng, tiến hành kết nối dữ liệu

Trong năm 2024:

• Nghiên cứu đề xuất xây dựng công cụ quản lý chương trình đào tạo theo hướng cây chương trình đào tạo.

• Cập nhật toàn bộ chương trình đào tạo, nội dung mô tả các học phần thuộc chương trình đào tạo.

• Xây dựng mô hình liên kết cây chương trình đào tạo với hệ thống cơ sở dữ liệu, học liệu sẵn có tại thư viện

• Xây dựng hệ thống cố vấn học tập số

Trong năm 2025: Đánh giá lại toàn bộ các hệ thống và kết nối các hệ thống vệ tinh với Hệ thống quản lý trung tâm

2.5.5.2 Thực hiện xã hội số, dịch vụ số

1. Mục tiêu hành động

• Hoàn thiện và nâng cấp các website và hệ thống cung cấp thông tin trực tuyến của các đơn vị

• Xây dựng hệ sinh thái giáo dục có tính liên thông giữa các bậc học trong trường và liên thông giữa trường với các cơ sở giáo dục đại học, sau đại học trong vào ngoài nước, thực hiện cung cấp các dịch vụcho sinh viên và giảng viên trên môi trường số.

2. Lộ trình thực hiện

Trước tháng 6 năm 2023:

• Tổ chức xây dựng mô hình dịch vụ một cửa trực tuyến cho người học và thuê dịch vụ, đưa vào sử dụng ứng dụng Dịch vụ một cửa trực tuyến trên điện thoại, cung cấp các loại chứng nhận, xác nhận cho người học và cựu người học trên nền tảng này.

• Phân tích và xây dựng mô hình mạng xã hội kế nối sinh viên, cựu sinh viên và thí sinh

• Xây dựng và tích hợp mô hình Ứng dụng quản lý nhân sự trên nền tảng trực tuyến cho giảng viên

• Hướng dẫn sử dụng dịch vụ xác thực chuyên sâu cho đối tượng là cựu người học và các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có nhu cầu tra cứu thông tin quá trình đào tạo

• Tổng hợp thông tin của các đơn vị, cá nhân là đối tác đồng hành với Nhà trường và đề xuất mô hình quản lý bằng hệ thống tương tác thông minh với các đối tác.

Trong năm 2023:

• Nâng cấp mới 6 website của các đơn vị

• Nghiên cứu xây dựng website tổng thể của Nhà trường

Trong năm 2024:

• Xây dựng cổng thông tin tra cứu tài liệu, học liệu số và các quy định có liên quan đến khai thác tài sản số

• Xây dựng và tích hợp thông tin vào hệ thống quản trị dữ liệu một cửa kèm theo Quy định về khai thác và sử dụng các dữ liệu của Nhà trường trong quản lý, tổ chức giảng dạy, đánh giá và kiểm định.

• Xây dựng hệ thống triển khai mạng xã hội sinh viên, học viên, thí sinh... giới thiệu và tích hợp hệ thống với hệ thống trao đổi thông tin với các đối tác đồng hành.

Đến năm 2025: chuyển toàn bộ các dịch vụ/ công tác phục vụ giảng viên, sinh viên, thí sinh sang nền tảng số theo mô hình một cửa trực tuyến.

Các chức năng chính của Hệ thống 1 cửa Cố vấn học tập

Phần liên quan đến hoạt động cố vấn học tập

1. Kế thừa dữ liệu, cập nhật thông tin lý lịch cá nhân từ hệ thống khác

2. Tạo lập, cập nhật thông tin lớp hành chính

3.Theo dõi tin tức

4. Phản hồi, hỏi đáp, hướng dẫn và tư vấn cho sinh viên

5. Theo dõi, quản lý văn bản hướng dẫn, mẫu biểu

6. Theo dõi sự kiện từ nhà trường, tạo mới sự kiện hoặc lịch làm việc với sinh viên/ lớp

7. Thông báo và xử lý các thông tin thông báo

8. Theo dõi lịch họp, lịch làm việc, lịch hẹn với sinh viên

Các chức năng chính của Hệ thống Dịch vụ 1 cửa trực tuyến

Các tính năng chính của hệ thống Dịch vụ 1 cửa - Tính năng sinh viên

Tính năng sinh viên

1. Gửi đơn dịch vụ một cửa

1.1. Xem danh sách đơn

1.2. Tìm kiếm đơn

1.3. Xem chi tiết thông tin đơn

1.4. Điền thông tin vào đơn

1.5. Gửi đơn

1.6. Tải đơn về máy

2. Xem lịch sử gửi đơn

2.1. Xem các đơn đã gửi ở trạng thái đã xử lý

2.2. Xem danh sách các đơn đã gửi ở trạng thái đang xử lý

2.3. Xem chi tiết thông tin đơn

2.4. Xem chi tiết quy trình xử lý đơn

2.5. Theo dõi được đơn đang ở xử lý ở bước nào - đơn vị nào đang xử lý

2.6. Nhận được thông báo khi có trạng thái đơn mới

2.7. Nhận được thông báo nhận kết quả đơn khi đơn đã xử lý xong

2.8. Xem chi tiết quy trình xử lý đơn

Tính năng điều phối viên

Các chức năng chính của Hệ thống Dịch vụ 1 cửa - Tính năng cán bộ trực tiếp xử lý

Tính năng cán bộ

1. Xử lý đơn được phân công

1.1. Xem chi tiết thông tin biểu mẫu đơn

1.2. Xem thông tin thanh toán (đối với đơn mất phí)

1.3. Tiếp nhận đơn

1.4. Từ chối đơn kèm lý do

1.5. Tự động chuyển sang trạng thái đang xử lý

2. Quản lý đơn đã xử lý

2.1. Xem chi tiết quy trình xử lý đơn và người đã xử lý

2.2. Xem danh sách các đơn đã xử lý

2.3. Xem chi tiết thông tin biểu mẫu đơn

2.4. Xem thông tin thanh toán (đối với đơn mất phí)

2.5. Tải xuống biểu mẫu kết quả

2.6. Tự động điền các thông tin của sinh viên có trong hệ thống vào đơn kết quả

2.7. Thực hiện trả kết quả đơn cho người gửi

3. Quản lý đơn đã trả kết quả

3.1. Xem danh sách các đơn đã trả kết quả

3.2. Xem thông tin người nhận đơn và phương thức nhận đơn

3.3. Xem thông tin người trả kết quả và thời gian trả kết quả

3.4. In đơn kết quả

4. Quản lý đơn bị từ chối xử lý

4.1. Xem danh sách các đơn bị từ chối và người xử lý

4.2. Xem chi tiết thông tin đơn

4.3. Xem lý do bị từ chối

4.4. Tải xuống biểu mẫu đơn

Các chức năng chính của Hệ thống dịch vụ 1 cửa - Tính năng điều phối viên

• 1. Dashboard tổng hợp ..
  1.1 Thống kê gửi đơn theo ngày
  1.2 Thống kê đơn gửi đơn theo tuần (đã xử lý/chưa xử lý) .
  1.3 Thống kê đơn gửi đơn theo tháng (đã xử lý/chưa xử lý) ..
  1.4 Thống kê đơn dưới dạng biểu đồ ..
  1.5 Thống kê đơn theo loại đơn .
  1.6 Xem chi tiết biểu mẫu đơn
  1.7 Xem quy trình xử lý của đơn ..
  1.8 Xem thông tin thanh toán (đối với đơn có phí) ..
  2. Phân công người xử lý đơn .
  2.1 Chọn người xử lý đơn từ danh sách ..
  2.2 Chỉnh sửa người xử lý đơn
  2.3 Tìm kiếm người xử lý ..
  3. Quản lý đơn đang xử lý .
  3.1 Xem danh sách các đơn có trạng thái đang xử lý ..
  3.2 Xem chi tiết thông tin biểu mẫu đơn
  3.3 Xem chi tiết quy trình xử lý đơn và người đang xử lý
  3.4 Xem thông tin thanh toán (đối với đơn mất phí)
  3.5 Xử lý đơn thay người đang xử lý
  4. Quản lý đơn đã xử lý ..
  4.1 Xem danh sách các đơn đã xử lý
  4.2 Xem chi tiết thông tin biểu mẫu đơn
  4.3 Xem chi tiết quy trình xử lý đơn và người đã xử lý .
  4.4 Xem thông tin thanh toán (đối với đơn mất phí)
  4.5 Tải xuống biểu mẫu kết quả ..
  4.6 Tự động điền các thông tin của sinh viên có trong hệ thống vào đơn kết quả
  4.7 Thực hiện trả kết quả đơn cho người gửi
  5. Quản lý đơn đã trả kết quả .

• Xây dựng và tích hợp mô hình Ứng dụng quản lý nhân sự trên nền tảng trực tuyến cho giảng viên

Các tính năng chính của hệ thống Quản lý nhân sự trực tuyến - Admin

• 1	Quản lý hồ sơ
  1.1.	Xem danh sách hồ sơ theo loại hồ sơ
  1.2.	Xem chi tiết thông tin hồ sơ
  1.3.	Tìm kiếm hồ sơ theo tên hồ sơ, theo loại, theo người,
  1.4.	Thêm mới hồ sơ
  1.5.	Chỉnh sửa thông tin hồ sơ
  1.6.	Xóa hồ sơ
  1.7.	Export 1 hồ sơ
  1.8.	Export nhiều hồ sơ
  1.9.	Import hồ sơ
  2	Quản lý phòng ban
  2.1.	Xem danh sách các phòng ban trong trường
  2.2.	Xem chi tiết thông tin phòng ban
  2.3.	Thêm mới phòng ban
  2.4.	Chỉnh sửa thông tin phòng ban
  2.5.	Xóa phòng ban
  2.6.	Tìm kiếm phòng ban
  3	Quản lý nhân sự theo phòng ban
  3.1.	Xem danh sách nhân sự theo phòng ban
  3.2.	Xem chi tiết hồ sơ nhân sự
  3.3.	Thêm mới nhân sự vào phòng ban
  3.4.	Xóa nhân sự khỏi phòng ban
  4	Quản lý loại hợp đồng
  4.1.	Xem danh sách loại hợp đồng
  4.2.	Xem chi tiết thông tin loại hợp đồng
  4.3.	Thêm mới loại hợp đồng
  4.4.	Chỉnh sửa loại hợp đồng
  4.5.	Xóa loại hợp đồng
  4.6.	Tìm kiếm loại hợp đồng
  5	Quản lý hợp đồng
  5.1.	Xem danh sách hợp đồng theo loại hợp đồng
  5.2.	Xem chi tiết hợp đồng
  5.3.	Tải về 1 hợp đồng
  5.4.	Tải về danh sách hợp đồng theo loại hợp đồng
  5.5.	Tải về tất cả hợp đồng ở tất cả các loại hợp đồng
  5.6.	Thêm mới hợp đồng từ template
  5.7.	Chỉnh sửa thông tin hợp đồng
  5.8.	Xóa hợp đồng
  5.9.	Tìm kiếm hợp đồng theo tên hợp đồng, người ký,
  6	Quản lý hệ số lương
  6.1.	Xem danh sách các hệ số lương
  6.2.	Xem chi tiết thông tin hệ số lương
  6.3.	Thêm mới hệ số lương
  6.4.	Chỉnh sửa thông tin hệ số lương
  6.5.	Xóa hệ số lương
  7	Quản lý các phúc lợi
  7.1.	Xem danh sách các phúc lợi
  7.2.	Xem chi tiết thông tin các phúc lợi
  7.3.	Thêm mới phúc lợi
  7.4.	Chỉnh sửa thông tin phúc lợi
  7.5.	Tìm kiếm phúc lợi
  8	Quản lý lộ trình tăng lương của cán bộ, giảng viên
  8.1.	Xem danh sách cán bộ, giảng viên
  8.2.	Xem thông tin chi tiết lộ trình lương của cán bộ giảng viên
  8.3.	Tìm kiếm cán bộ, giảng viên
  8.4.	Thêm mới thông tin lộ trình lương cho cán bộ, giảng viên
  8.5.	Chỉnh sửa thông tin lộ trình lương cho cán bộ, giảng viên
  8.6.	Xóa lộ trình lương của cán bộ, giảng viên
  9	Thống kê nghỉ phép của cán bộ, giảng viên
  9.1.	Thêm mới ngày nghỉ phép cho nhân sự
  9.2.	Chỉnh sửa thông tin ngày nghỉ phép của nhân sự
  9.3.	Xóa ngày nghỉ phép của nhân sự
  9.4.	Tìm kiếm ngày nghỉ phép theo tên nhân sự, số ngày,

Các chức năng quản lý nhân sự - cán bộ thực hiện

• 1	Quản lý hồ sơ
  1.1.	Xem danh sách hồ sơ theo loại hồ sơ
  1.2.	Xem chi tiết thông tin hồ sơ
  1.3.	Tìm kiếm hồ sơ theo tên hồ sơ, theo loại, theo người,
  1.4.	Thêm mới hồ sơ
  1.5.	Chỉnh sửa thông tin hồ sơ
  1.6.	Xóa hồ sơ
  1.7.	Export 1 hồ sơ
  1.8.	Export nhiều hồ sơ
  1.9.	Import hồ sơ
  2	Quản lý phòng ban
  2.1.	Xem danh sách các phòng ban trong trường
  2.2.	Xem chi tiết thông tin phòng ban
  2.3.	Thêm mới phòng ban
  2.4.	Chỉnh sửa thông tin phòng ban
  2.5.	Xóa phòng ban
  2.6.	Tìm kiếm phòng ban
  3	Quản lý nhân sự theo phòng ban
  3.1.	Xem danh sách nhân sự theo phòng ban
  3.2.	Xem chi tiết hồ sơ nhân sự
  3.3.	Thêm mới nhân sự vào phòng ban
  3.4.	Xóa nhân sự khỏi phòng ban
  4	Quản lý loại hợp đồng
  4.1.	Xem danh sách loại hợp đồng
  4.2.	Xem chi tiết thông tin loại hợp đồng
  4.3.	Thêm mới loại hợp đồng
  4.4.	Chỉnh sửa loại hợp đồng
  4.5.	Xóa loại hợp đồng
  4.6.	Tìm kiếm loại hợp đồng
  5	Quản lý hợp đồng
  5.1.	Xem danh sách hợp đồng theo loại hợp đồng
  5.2.	Xem chi tiết hợp đồng
  5.3.	Tải về 1 hợp đồng
  5.4.	Tải về danh sách hợp đồng theo loại hợp đồng
  5.5.	Tải về tất cả hợp đồng ở tất cả các loại hợp đồng
  5.6.	Thêm mới hợp đồng từ template
  5.7.	Chỉnh sửa thông tin hợp đồng
  5.8.	Xóa hợp đồng
  5.9.	Tìm kiếm hợp đồng theo tên hợp đồng, người ký,
  6	Quản lý hệ số lương
  6.1.	Xem danh sách các hệ số lương
  6.2.	Xem chi tiết thông tin hệ số lương
  6.3.	Thêm mới hệ số lương
  6.4.	Chỉnh sửa thông tin hệ số lương
  6.5.	Xóa hệ số lương
  7	Quản lý các phúc lợi
  7.1.	Xem danh sách các phúc lợi
  7.2.	Xem chi tiết thông tin các phúc lợi
  7.3.	Thêm mới phúc lợi
  7.4.	Chỉnh sửa thông tin phúc lợi
  7.5.	Tìm kiếm phúc lợi
  8	Quản lý lộ trình tăng lương của cán bộ, giảng viên
  8.1.	Xem danh sách cán bộ, giảng viên
  8.2.	Xem thông tin chi tiết lộ trình lương của cán bộ giảng viên
  8.3.	Tìm kiếm cán bộ, giảng viên
  8.4.	Thêm mới thông tin lộ trình lương cho cán bộ, giảng viên
  8.5.	Chỉnh sửa thông tin lộ trình lương cho cán bộ, giảng viên
  8.6.	Xóa lộ trình lương của cán bộ, giảng viên
  9	Thống kê nghỉ phép của cán bộ, giảng viên
  9.1.	Thêm mới ngày nghỉ phép cho nhân sự
  9.2.	Chỉnh sửa thông tin ngày nghỉ phép của nhân sự
  9.3.	Xóa ngày nghỉ phép của nhân sự
  9.4.	Tìm kiếm ngày nghỉ phép theo tên nhân sự, số ngày,

• Hướng dẫn sử dụng dịch vụ xác thực chuyên sâu cho đối tượng là cựu người học và các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có nhu cầu tra cứu thông tin quá trình đào tạo.

Trong năm 2023:

• Nâng cấp mới 6 website của các đơn vị

• Nghiên cứu xây dựng website tổng thể của Nhà trường

Trong năm 2024:

• Xây dựng cổng thông tin tra cứu tài liệu, học liệu số và các quy định có liên quan đến khai thác tài sản số

• Xây dựng và tích hợp thông tin vào hệ thống quản trị dữ liệu một cửa kèm theo Quy định về khai thác và sử dụng các dữ liệu của Nhà trường trong quản lý, tổ chức giảng dạy, đánh giá và kiểm định.

• Xây dựng hệ thống triển khai mạng xã hội sinh viên, học viên, thí sinh...

Đến năm 2025: chuyển toàn bộ các dịch vụ/ công tác phục vụ giảng viên, sinh viên, thí sinh sang nền tảng số theo mô hình một cửa trực tuyến.