2.2 Thực trạng sử dụng các ứng dụng/ phần mềm phục vụ quản lý, giảng dạy, học tập và đánh giá
Previous2.1 Định hướng hoạt động chuyển đổi số tại Trường Đại học Ngoại thươngNextIII. ĐÁNH GIÁ CHUNG
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
Trong giai đoạn vừa qua, Nhà trường đã sử dụng một số ứng dụng, phần mềm trong công tác quản lý, điều hành, giảng dạy, học tập và đánh giá, cụ thể
(i) Phần mềm quản lý giảng dạy và học tập theo hệ thống tín chỉ: sử dụng tại các đơn vị quản lý đào tạo gồm:
+ Tại trụ sở chính: Phòng Quản lý đào tạo, Khoa Đào tạo trực tuyến và Phát triển nghề nghiệp, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Trung tâm Feretco, Phòng Kế hoạch tài chính, Phòng Công tác chính trị và sinh viên.
+ Tại cơ sở 2: Ban Quản lý đào tạo, Ban Đào tạo quốc tế, Ban Kế hoạch tài chính
+ Tại cơ sở Quảng Ninh: Ban Quản lý đào tạo và công tác sinh viên
(ii) Phần mềm quản lý tài chính: là một phân hệ độc lập với các chức năng theo dõi thu chi tài chính liên quan đến quá trình tổ chức đào tạo.
Phần mềm (i) và (ii) cho phép cấp quyền sử dụng tới từng giảng viên và sinh viên, gồm các Phân hệ: Đào tạo đại học chính quy, Đào tạo tại chức, Đào tạo Sau đại học, Tài chính – Kế toán.
Số liệu tại các phần mềm (i) và (ii) được chuyển thủ công sang phần mềm eSoft dưới dạng file excel theo biểu mẫu có sẵn.
Các đơn vị chức năng đầu mối sử dụng phần mềm (i) và (ii) được giao quản lý 01 tài khoản admin phân hệ, có quyền quản lý, điều chỉnh tham số hệ thống, cấp quyền hoặc ngắt các quyền của người dùng thuộc phân hệ sử dụng.
Giảng viên sử dụng tài khoản chính danh được cấp thông qua mã cán bộ, sử dụng để theo dõi quá trình giảng dạy (của bản thân) và học tập (của người học, của sinh viên được giao quản lý, cố vấn học tập), đồng thời sử dụng để cập nhật thông tin học tập (tiến trình học của người học, điểm); nộp bảng điểm trực tuyến và in, nộp bảng điểm theo mẫu trực tiếp.
Sinh viên, học viên được cấp 01 tài khoản chính danh (thông qua mã sinh viên, mã học viên) để đăng ký học tập, theo dõi quá trình học tập, gửi ý kiến phản hồi đến các bộ phận chức năng có liên quan…
Phụ huynh (nếu sinh viên đăng ký) có quyền được cùng theo dõi các thông tin có liên quan đến người học.
Phần mềm sử dụng bằng 01 module cài đặt, kết nối với máy chủ tĩnh (đặt tại Trung tâm CNTT) qua đường mạng LAN (eduNET) và 01 portal kết nối dữ liệu với máy chủ tĩnh, có địa chỉ tại website .
Các phân hệ của tất cả các cơ sở được kết nối liên thông dữ liệu, sử dụng chung tài nguyên dữ liệu và CSDL được lưu, backup tại máy chủ tĩnh, đặt tại TT CNTT.
Ngoài ra, tại Phòng Kế hoạch tài chính còn sử dụng phần mềm tài chính eSoft (dạng LAN) để thực hiện các báo cáo về tài chính theo quy định, CSDL được lưu ở máy chủ riêng.
(iii) Phần mềm quản lý phòng học: là một phân hệ độc lập của Phần mềm quản lý giảng dạy và học tập theo hệ thống tín chỉ, cho phép theo dõi việc sử dụng các phòng học căn cứ trên tiến độ và thời khóa biểu của các đơn vị đào tạo.
(ix) Phần mềm Smart office cung cấp các chức năng thiết lập và công bố lịch công tác, lịch làm việc; phân phối công văn đi/ đến; theo dõi và đăng ký sử dụng xe ô tô; theo dõi và đăng ký sử dụng phòng học, phòng họp…
Phần mềm cung cấp cho tất cả người dùng một tài khoản sử dụng online theo danh mục người dùng là cán bộ của Nhà trường để theo dõi việc kê khai giờ nghiên cứu khoa học và phê duyệt, thông báo cho người dùng, đồng thời sử dụng dữ liệu này kế thừa cho một số hệ thống khác theo yêu cầu.
Cán bộ phụ trách phần mềm được cung cấp 01 tài khoản admin và các quyền admin phụ để thực hiện các chức năng theo phân công nhiệm vụ.
CSDL được lưu và back up tại máy chủ ảo (cloud amazone, chùng chung với một số phần mềm khác)
Phần mềm tuyển sinh cung cấp 01 tài khoản admin để thiết lập các đợt tuyển sinh, các yêu cầu về tuyển sinh và theo dõi các báo cáo, thống kê, xét tuyển trực tuyến.
Phần mềm cho người dùng chủ động đăng ký 01 tài khoản, định danh theo số căn cước công dân; thực hiện gửi nhận các thông tin với HĐTS, nộp hồ sơ trực tuyến và in/ nộp hồ sơ trực tiếp; có chức năng phản hồi hai chiều qua email.
CSDL được lưu tại máy chủ ảo (cloud amazone, cùng với dữ liệu của Phần mềm quản lý khoa học)
Phần mềm cung cấp 01 tài khoản admin và các tài khoản quản lý trực tiếp tại các Viện/ Khoa; các tài khoản thành viên Hội đồng xét tốt nghiệp.
Tất cả các sinh viên thuộc các hệ đào tạo được cung cấp 01 tài khoản chính danh, có đầy đủ thông tin, được kế thừa từ danh mục sinh viên của Nhà trường, cho phép sinh viên theo dõi thông tin về các đợt tốt nghiệp, gửi và nhận các thông tin có liên quan, đăng ký thực hiện học phần tốt nghiệp và đăng ký xét tốt nghiệp.
Thành viên HĐ xét tốt nghiệp được cung cấp 01 tài khoản chính danh (theo danh sách của HĐ) để xem các báo cáo tổng kết về tình hình xét tốt nghiệp theo đợt, kiểm tra chi tiết thông tin của sinh viên thuộc đợt xét; có thể gửi hoặc nhận các yêu cầu kiểm tra hồ sơ tới thường trực HĐ hoặc tới các thành viên khác của HĐ.
(viii) Phần mềm quản lý thư viện gồm các phân hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp iLib: Giải pháp dành cho Thư viện nhằm tin học hoá toàn bộ hoạt động nghiệp vụ thư viện và phần mềm thư viện số iLib.DLib: Quản lý và khai thác các dạng tài liệu điện tử, tài liệu số. Nhằm đưa thư viện thực sự trở thành thư viện số, thư viện ảo. Các phần mềm có thể thể hiện ở dạng cổng thông tin điện tử tích hợp, có kết nối với hệ thống thư viện quốc gia
Ngoài ra, tùy vào từng mục đích sử dụng, một số đơn vị được trang bị thêm một số phần mềm như (ix) Phần mềm quản lý tạp chí (dành cho Tạp chí), (x) Phần mềm quản lý wifi (Trung tâm CNTT), (xi) Phần mềm quản lý văn bằng, chứng chỉ (Phòng QLĐT), (xii) Phần mềm và ứng dụng sổ tay điện tử và văn phòng một cửa trực tuyến (Phòng QLĐT, TTHTSV)… và một số website và phần mềm khác.
đa phần sử dụng các phần mềm của Microsoft office, Office 365, các ứng dụng phổ biến gồm word, excel, powerpoint và phần mềm xây dựng bài giảng trực tuyến (canva).
+ các email chung của một số đơn vị thường xuyên sử dụng, giao tiếp với các đối tượng người dùng (email của các đơn vị, phòng ban, cơ sở, viện/khoa…)
+ các tài khoản MsTeams được đăng ký và cấp cho toàn bộ giảng viên và học viên, sinh viên.
+ các tài khoản của hệ thống quản lý giảng dạy và học tập theo hệ thống tín chỉ, tài khoản theo dõi khối lượng công việc và thanh toán giờ giảng vượt giờ, tài khoản theo dõi thực hiện học phần tốt nghiệp và xét tốt nghiệp, tài khoản theo dõi khối lượng giờ tham gia nghiên cứu khoa học…
+ các tài khoản khác của hệ thống sổ tay sinh viên, cấp theo định danh mã sinh viên.
Về phần mềm sử dụng để giảng dạy
(sử dụng bằng cách đăng ký hoặc mua bản quyền sử dụng trong thời gian giảng dạy trực tuyến)
Các phần mềm này được sử dụng đa dạng trong thời gian đầu tiên của dịch Covid-19 (2019-2020), sau đó, sử dụng thống nhất phần mềm của hệ thống MsTeams cho toàn bộ cán bộ, giảng viên và sinh viên trong việc hội họp, hội thảo, học và thi…
Về công nghệ dạy học, cũng có một số phần mềm hỗ trợ trong tổ chức dạy học như công nghệ thực tế ảo VR, công nghệ AR; Công nghệ mô phỏng 3D…
Về công nghệ hỗ trợ kiểm tra chất lượng:
và một số phần mềm, ứng dụng khác đã từng sử dụng (Phần mềm Thiên An – tinchi) hoặc đang trong quá trình nghiên cứu, sử dụng thử nghiệm tại các đơn vị;
Về các cổng thông tin: Cổng thông tin kết nối doanh nghiệp (P.QLKH), cổng thông tin việc làm (TT HTSV, Viện ĐT&TVDN), cổng thông tin đổi mới sáng tạo (FIIS)…
Trong quá trình triển khai công tác, các đơn vị Văn phòng, Khoa, Viện đã áp dụng một số các ứng dụng website, portal, mạng xã hội để kết nối với đối tượng chủ yếu là giảng viên và người học, cụ thể một số ứng dụng phổ biến gồm:
và một số ứng dụng mạng xã hội phổ biến khác như TikTok, Telegram, Skype...
* Về hệ thống máy chủ, các loại máy tính tại các phòng máy tính dùng chung và máy tính phục vụ công việc tại các đơn vị
- Máy chủ vật lý: (số liệu đến tháng 3 năm 2021)
1
HP LH6000
2006
Máy chủ ISA quản lý chính sách mạng
Trung tâm CNTT
2
HP ML350
2007
Máy chủ công văn điện tử NetOffice cũ
Phòng TCHC
3
HP DL580
2007
Máy chủ quản lý tên miền ftu.edu.vn (DNS)
Trung tâm CNTT
4
FPT Elead
2009
Máy chủ Tín chỉ, thu học phí
Phòng QLĐT
5
IBM x3650m2
2012
Máy chủ Tín chỉ, thu học phí (Backup)
Phòng QLĐT
6
IBM x3650m3
2012
Máy chủ quản lý nhân sự, quản lý khoa học
Phòng TCHC
7
Dell T710
2012
Máy chủ cổng thông tin Thư viện
Thư viện
8
Sun Oracle 7320
2012
Máy chủ quản lý tài liệu số Thư viện
Thư viện
9
Dell TL2000
2012
Máy chủ TAPE Thư viện
Thư viện
10
Dell R910
2012
Máy chủ phần mềm nghiệp vụ Thư viện
Thư viện
11
Dell R710M
2012
Máy chủ phần mềm nghiệp vụ Thư viện
Thư viện
12
Dell T710
2012
Máy chủ Tra soát luận văn
Trung tâm CNTT
13*
Dell T710
2012
Máy chủ Thi trắc nghiệm Tiếng Anh (Đã hỏng)
Trung tâm CNTT
14*
Dell R710
2012
Máy chủ Website cũ (Đã hỏng)
Trung tâm CNTT
15*
Sun Oracle 4170
2012
Máy chủ Elearning (Đã hỏng Storage)
Trung tâm CNTT
16
Dell T710
2012
Máy chủ điều tra chất lượng
Trung tâm KT&ĐBCL
17
Dell T110 II
2014
Máy chủ quản lý phần mềm Wifi
Trung tâm CNTT
18
Dell T110 II
2014
Máy chủ quản lý tài khoản Wifi
Trung tâm CNTT
19
Dell R73xd
2016
Máy chủ Website chính (Đang di chuyển website lên hosting)
Trung tâm CNTT
20
Dell R73xd
2016
Máy chủ Website các đơn vị (Đang di chuyển website lên hosting)
Trung tâm CNTT
21
Dell R73xd
2016
Máy chủ Thi trắc nghiệm Tiếng Anh (MC Website đơn vị cũ tận dụng)
Trung tâm CNTT
22
HP ML350 Gen10
2019
Máy chủ phần mềm tín chỉ mới
Phòng QLĐT
23
HP ML350 Gen10
2019
Máy chủ phần mềm tín chỉ mới
Phòng QLĐT
24
HP ML350 Gen10
2019
Máy chủ phần mềm tín chỉ mới
Phòng QLĐT
Máy chủ ảo (server cloud)
- Máy vi tính tại các phòng máy tính (phục vụ thi trực tuyến và học tập của các học phần CNTT): tại Trụ sở chính có 240 máy, phân bổ tại 5 phòng máy tính (cụ thể: G401&402: 70 máy; G403: 30 máy; B408A: 60 máy; B408B: 40 máy; B504: 40 máy); tại Cơ sở II 1 phòng máy tính có 80 máy và Cơ sở Quảng Ninh - 1 phòng với 15 máy tính) – tổng số: 335 máy.
- Máy tính trang bị tại các đơn vị, phòng ban chức năng: khoảng 360 máy
- Máy fotocopy: mới được trang bị bổ sung các máy thuê theo nhu cầu (23 máy) và một số máy được trang bị ở một số phòng ban khác (TCNS, Văn Thư, QLĐT, ĐTTT&PTNN…)
- Máy Scan và các loại thiết bị khác phục vụ số hóa: chưa có số liệu thống kê cụ thể
* Về đường truyền internet và wifi, bảo mật các website
- Hiện đã có 18 đường cáp quang và mạng LAN phục vụ cho 73 phòng học
- Đang sử dụng 3 đường truyền Leased line x 300 có khả năng đáp ứng được tối đa 3.000 người dùng đồng thời (tại Trụ sở chính)
- Phủ sóng wifi toàn bộ khuôn viên trụ sở chính với 172 điểm truy cập wifi, đáp ứng nhu cầu sử dụng của khoảng 3.000 người dùng đồng thời.
- Đã cài đặt SSL cho 55 website để đảm bảo hoạt động ổn định, chống tấn công mạng.
* Trang thiết bị khác phục vụ hội họp và giảng dạy trực tuyến: đã đầu tư 02 camera ở các phòng hội thảo lớn (A0901 và A1001) phục vụ họp trực tuyến và 57 camera cho các phòng học – phục vụ giảng dạy trực tuyến.
(v) Phần mềm quản lý khoa học đặt tại địa chỉ website .
(vi) Phần mềm tuyển sinh trực tuyến đặt tại địa chỉ .
(vii) Phần mềm hỗ trợ thực hiện học phần tốt nghiệp tại địa chỉ .
+ các tài khoản email dành cho toàn bộ học viên, sinh viên trúng tuyển, các cán bộ, giảng viên làm việc tại trường (theo định dạng –chính danh)
+ các tài khoản smart office sử dụng cho hệ thống quản lý văn bản, công văn… (tại địa chỉ và app tương ứng)
